Batam- Senin, 08 Agustus 2016, setelah kurang lebih 5 bulan Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang menjalani persiapan dalam rangka penerapan standar Manajement Mutu (SMM) ISO 9001:2008, Akhirnya pada tanggal 08-09 Agustus 2016 Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang Kedatangan tamu dari TUV NORD Jakarta yang diwakili oleh Bapak Sukma Santosa selaku Auditor External ISO 9001:2008.

Audit External yang dilakukan lead auditor adalah dengan metode wawancara dan observasi di lapangan. Dimulai dari audit Top Management, Management Representative, Tim Auditor Internal,  Kepaniteraan,  dan Bagian Kesekretariatan yang meliputi Sub Bagian Umum dan Keuangan, Sub. Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana dan Sub. Bagian Perencanaan, IT dan Pelaporan. Kemudian setelah Kedatangan tim Auditor diadakan pertemuan khusus dengan Tim ISO di ruang Ketua. Setelah meneliti dokumen-dokumen, Auditor menemukan beberapa dokumen yang perlu disempurnakan. “Temuan ini hanya bersifat observasi, dan dapat diperbaiki hari ini juga karena sifatnya hanya teknis pengetikan”, tandas sang auditor.

Dalam kesempatan kali ini ada beberapa point yang perlu diaudit seputar Management Responsibility, sesuai standar ISO tentang Komitmen Manajemen, fokus Pada Pelanggan, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Perencanaan Sistem Manajemen Mutu, Tanggung Jawab dan Wewenang, Komunikasi Internal, Tinjauan Manajemen. Proses Indentification of QMS Processes, QMS Documentation, Internal Audit sesuai standar ISO meliputi Persyaratan Umum, Persyaratan Dokumentasi, Manual Mutu, Pengendalian Dokumen, Pengendalian Rekaman, Sasaran Mutu, Perencanaan Sistem Manajemen Mutu, Wakil Manajemen, Komunikasi Internal, Tinjauan Manajemen, Kepuasan Pelanggan, Pemantauan dan Pengukuran Proses, Analisis Data, Perbaikan Berlanjut, Tindakan Perbaikan, Tindakan Pencegahan.

Audit dilanjutkan di Bagian Kepaniteran, Kepaniteraan Hukum dan Kepaniteraan Perkara. Pada bidang Kepaniteraan tersebut semua berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dari proses pendaftaran sampai dengan minutasi dan melakukan pengecekan terhadap sistem SIPP sudah ada kesesuaian. Selaku auditor, Bapak Sukma Santosa juga melakukan observasi lapangan dengan mengecek ruangaan – ruangan untuk memastikan pelayanan di Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang sudah sesuai dengan standar manajemen mutu ISO 9001:2008. Tidak hanya sampai disitu, auditor juga mendatangi meja-meja pelayanan di bagian Kepaniteraan dan menelisik praktek pelayanan pendaftaran perkara dan produk pengadilan, yang dicocokkan dengan SOP terkait.

Tidak luput juga melihat ketersediaan sarana prasarana pelayanan area publik, seperti meja informasi dan pengaduan, toilet, almari show case, serta loket pendaftaran perkara. Ruang arsip perkara pun juga tidak lepas dari pengamatan, meskipun ada beberapa koreksi pada salah satu ruang arsip yang berkaitan dengan masalah teknis.

Kemudian audit dilanjutkan pada bidang Kesekretariatan, yang mana dalam bidang ini tim auditor memeriksa surat masuk, surat keluar, berkas – berkas arsip dan pelaporan – pelaporan sudah sesuai dengan prosedur yang telah dibuatkan sudah sesuai dengan standart manajemen mutu ISO 9001:20008, tidak luput juga untuk pelaporan absensi karyawan juga sudah menggunakan absensi sidik jari dan absensi manual.

Dalam Meeting Closing Audit eksternal Bapak Sukma Santosa selaku Auditor External ISO 9001:2008 menyampaikan beberapa kesimpulan. Pertama; mengenai dokumen – dokumen yang kurang sempurna dan perlu di perbaiki dan disempurnakan. Kedua; dengan semangat dan etos kerja yang tinggi dengan beban pekerjaan yang banyak tetapi tetap semangat. Kemudian tidak ditemukanya temuan Minor maupun Mayor, sehingga diumumkan, 99,99 % kami merekomendasikan Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang berhak meraih sertifikat ISO 9001:2008. Tak pelak, tepuk tanganpun menggemuruh dalam ruangan pertemuan diiringi rasa syukur dan haru keluarga besar Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang.

Atas pengumuman hasil audit oleh Auditor tersebut seluruh tim ISO 9001:2008 Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang menyambut dengan riuh tepuk tangan. Ucapan syukur Alhamdulillah dan terimakasih disampaikan oleh Ketua Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang Bapak Mula Haposan Sirait, S.H.,M.H. atas kerja keras Tim ISO dan seluruh pegawai Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang, karena tanpa kerja sama yang baik seluruh tim dan pegawai Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sulit untuk diterapkan sehingga sertifikat tidak mungkin bisa diperoleh. Lebih lanjut Ketua Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang menambahkan, bahwa momentum sertifikasi ISO ini merupakan langkah awal kita untuk melakukan perubahan-perubahan yang lebih baik.

Ketua Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang juga mengucapkan terimakasih kepada TUV NORD Jakarta kepada Bapak Sukma Sentosa khususnya kepada Bapak Boby A Hendradjaja sebagai consultan telah mengajarkan dan membimbing seluruh Pegawai Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang sehingga tujuan kami ini terwujud. Dan semoga akan semakin meningkatkan kualitas Pengadilan Tata Usaha Negara Tanjung Pinang dalam pelayanan terhadap para pencari keadilan, semakin baik dan semakin baik.

Audit eksternal tentu bukan akhir dari segalanya, tetapi merupakan langkah awal untuk menuju perbaikan dan inovasi yang lebih baik dimasa depan. Amin. Galeri Foto ***(Tim Web)

Translate »
Scroll Up